-
- Capture: اولین گام در GTD این است که تمام وظایف، پروژه ها و ایده هایی را که برای انجام آنها نیاز دارید به تصویر بکشید. این کار را می توان با استفاده از ابزارهای مختلفی مانند نوت بوک، برنامه لیست وظایف یا نرم افزار مدیریت پروژه انجام داد. نکته کلیدی این است که مطمئن شوید همه چیز را گرفته اید، مهم نیست که چقدر کوچک یا ناچیز به نظر می رسد.
نکته 1: برای اطمینان از اینکه هیچ چیز مهمی را از دست نمی دهید، از یک روش ضبط ثابت، مانند مرور روزانه یا هفتگی استفاده کنید.
نکته 2: از سیستمی از برچسب ها یا دسته ها برای سازماندهی وظایف و پروژه های ضبط شده خود استفاده کنید تا بتوانید بعداً آنها را به راحتی پیدا کرده و اولویت بندی کنید.
- Clarify: هنگامی که تمام وظایف و پروژه های خود را به دست آوردید، گام بعدی این است که مشخص کنید چه کاری باید انجام شود. این شامل تقسیم کردن هر کار به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر و تعیین نتیجه یا هدف هر پروژه است.
نکته 3: از نقشه ذهنی یا فهرستی برای تقسیم هر کار به مراحل کوچکتر استفاده کنید و مطمئن شوید که هر مرحله خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و محدود به زمان است (SMART).
نکته 4: نتیجه یا هدف هر پروژه را تعریف کنید و مطمئن شوید که با اهداف و اولویتهای بزرگتر شما مطابقت دارد.
- سازماندهی: گام بعدی سازماندهی وظایف و پروژه های خود در سیستمی است که برای شما کار می کند. این میتواند شامل ایجاد یک لیست کارها، استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه یا راه اندازی یک سیستم زمان بندی باشد.
نکته 5: از یک سیستم اولویت بندی مانند ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا وظایف و پروژه های خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها دسته بندی کنید.
نکته 6: یک سیستم برای ردیابی پیشرفت راه اندازی کنید، مانند نمودار پیشرفت یا یک ابزار مدیریت پروژه، تا به شما کمک کند در مسیر خود بمانید و ببینید چقدر پیشرفت کرده اید.
- انعکاس: گام بعدی این است که به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید و سیستم خود را در صورت نیاز تنظیم کنید. این میتواند شامل بررسی وظایف و پروژه های شما، به روز رسانی اولویت ها و ایجاد تغییرات در سیستم شما باشد.
نکته 7: هر هفته زمانی را برای مرور، مانند مرور روزانه یا هفتگی، در نظر بگیرید تا پیشرفت خود را بازتاب داده و تغییرات لازم را انجام دهید.
نکته 8: از یک سیستم تأمل، مانند یک مجله یا یک الگوی تأمل استفاده کنید تا به شما کمک کند تا افکار خود را پردازش کنید و زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
- درگیر شدن: مرحله آخر این است که به طور کامل با وظایف و پروژه های خود درگیر شوید و روی آنها اقدام کنید. این شامل تمرکز بر لحظه حال و استفاده از انرژی و توجه شما برای پیشرفت در وظایف و پروژه هایتان است.
نکته 9: از یک سیستم تمرکز، مانند تکنیک پومودورو، استفاده کنید تا به شما کمک کند روی لحظه حال متمرکز بمانید و از حواس پرتی جلوگیری کنید.
نکته 10: استراحت کنید و مراقبت از خود مانند ورزش، مدیتیشن یا گذراندن وقت با عزیزانتان را تمرین کنید تا به شما کمک کند پرانرژی و با انگیزه بمانید.
در نتیجه، 7 مرحله برای انجام کارها با استفاده از روش GTD عبارتند از:
- تصویربرداری: همه وظایف و پروژه های خود را با استفاده از یک روش ثابت ضبط کنید.
- روشن کردن: هر کار را به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم کنید و نتیجه یا هدف هر پروژه را تعریف کنید.
- سازماندهی: با استفاده از ابزارهایی مانند اولویت بندی و ردیابی، وظایف و پروژه های خود را در سیستمی سازماندهی کنید که برای شما کار می کند.
- انعکاس: به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید و سیستم خود را در صورت نیاز تنظیم کنید.
- درگیر شدن: به طور کامل با وظایف و پروژه های خود درگیر باشید، با استفاده از یک سیستم تمرکز و مراقبت از خود برای حفظ انگیزه و انرژی.
برای حمایت از این پاسخ، در اینجا سه عنوان مرجع معتبر وجود دارد:
-
- دیوید آلن. (2015). انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس. کتاب های پنگوئن.
- دیوید آلن. (2018). آماده، تنظیم، انجام شده: قانون 80/20، تعیین هدف و انجام کارها. کتاب های پنگوئن.
- مایکل لیننبرگر. (2018). قدرت مشارکت کامل: مدیریت انرژی، نه زمان، کلید عملکرد بالا و تجدید شخصی است. Hachette UK.